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GESTIONE CONTABILITA' AZIENDALE E ANALISI - PREMESSA

Lo scopo principale della contabilità all’interno di una azienda, non è un semplice e obbligo di legge ma è quello di valutare, elaborare, rappresentare e controllare le situazioni economiche e finanziarie legate alla gestione dello studio. Comprendere l’importanza e l’efficacia della contabilità all’interno dello dell'azienda è basilare per gestire al meglio l’attività aziendale. Il primo punto di partenza è, appunto, quello di non considerare la gestione contabile un mero obbligo utile solo al calcolo delle imposte ma un vantaggio informativo utile all'imprenditore per effettuare al meglio le scelte relative all’attività. La scelta della contabilità interna è indispensabile per aziende di medie dimensioni, ma auspicabile anche per aziende di più piccole dimensioni. La maggior parte delle aziende affida la propria contabilità ad un commercialista il quale, per esigenze organizzative, non riuscirà mai ad avere una gestione aggiornata di tutti i clienti: alcune scelte invece andrebbero fatte tempestivamente (es.: acquisto di nuovi beni strumentali, di beni merce, programmazione delle uscite per imposte). La contabilità interna ha lo scopo di migliorare la gestione dello studio e di consentire il controllo delle spese in tempi reali. Al commercialista, che rimane una figura indispensabile, devono essere affidati, oltre che la redazione delle dichiarazioni dei redditi anche l’assistenza e la consulenza nel campo fiscale, amministrativo e gestionale.

 
 

CONTABILITA’ AZIENDALE

Volendo dare una definizione di contabilità, riprendendo anche quello già esposto in premessa, si può affermare sinteticamente che essa:

  1. è uno strumento di controllo;
  2. serve per conoscere l’andamento economico e finanziario dello studio;
  3. serve per determinare il reddito del professionista.

Per svolgere le funzioni sopra descritte è necessario che sia:

  • Sistematica
  • Ordinata
  • Completa

La contabilità deve essere sempre aggiornata per riuscire a conoscere l’andamento della gestione istantaneamente in vista di scelte importanti.

GESTIONE CONTABILITA’ SISTEMATICA – Gestire sistematicamente la contabilità significa, riuscire a tenerla aggiornata costantemente.

I termini di legge per l’annotazione sui registri sono:

  • le fatture emesse vanno annotate entro 15 giorni dalla loro emissione.
  • Le fatture di acquisto vanno annotate prima della liquidazione periodica o della dichiarazione annuale nella quale viene esercitato il diritto alla detrazione. Il diritto alla detrazione può essere esercitato, al più tardi, con la dichiarazione relativa al 2° anno successivo a quello in cui il diritto alla detrazione è sorto.

A prescindere dai termini dettati dalla legge è essenziale, ai fini di un essenziale controllo gestionale, registrare tempestivamente la contabilità.

GESTIONE CONTABILITA’ ORDINATA

Le fatture emesse: vanno tenute ordinate, numerate progressivamente e per data di emissione. Inoltre si può abbinare ad esse un numero di protocollo progressivo ma nella pratica si utilizza come protocollo lo stesso numero della fattura. Vanno registrate indicando il numero della fattura, la data di emissione, la data di registrazione, il numero di protocollo (di solito uguale al numero fattura), ed i dati anagrafici del paziente-cliente (compreso il codice fiscale anche se non è obbligatorio).

Le fatture acquisto: vanno tenute ordinate e, se possibile, anche per data di emissione. Si abbina loro anche un numero di protocollo progressivo che segue l’ordine di registrazione. Vanno registrate indicando la data fattura, la data di registrazione, il numero di protocollo e i dati anagrafici del fornitore.

Altri costi e altri componenti positivi: la maggior parte degli studi utilizza un regime di contabilità semplificato (per i dettagli si rimanda ai prossimi paragrafi). Sui registri IVA vanno annotate tutti i componenti negativi e positivi, anche se non sono documentati da fatture. Tra i componenti negativi non documentati da fatture ricadono, ad esempio, spese di assicurazione, spese bolli, le ricevute fiscali del ristorante, spese per dipendenti, etc. Tra i componenti positivi ricadono, ad esempio, gli indennizzi assicurativi.

GESTIONE CONTABILITA’ COMPLETA

Vanno registrati, ovviamente, TUTTI tutti i compensi e le spese dell’anno. Se viene registrata sistematicamente e con metodo predeterminato la contabilità, difficilmente si incorrerà nel grave errore di dimenticare di registrare un documento. Oltre che incorrere in salatissime multe da parte dell’amministrazione finanziaria per contabilità incompleta o disordinata o non chiara, non si avrebbe, dal bilancio, la giusta percezione dell’andamento gestionale.

Per completezza si intende anche la compilazione e la conservazione dei libri obbligatori tra cui i vari registri IVA, il libro dei beni ammortizzabili, il libro degli inventari, il libro dei soci (quando necessario), i libri sociali, ed il registro cronologico quando sono obbligatori.

Registrazioni e piano dei conti

Il piano dei conti è l’elenco di tutti i conti e sottoconti utilizzati per le registrazioni dell’azienda.

Esso permette di avere informazioni dettagliate che servono sia ai fini fiscali sia all’imprenditore ed al professionista che ne offre la consulenza, per fare le più opportune scelte di gestione.

ESIGENZE INTERNE ALL’AZIENDA – Un piano dei conti strutturato con grande attenzione serve per:

  • Controllare le entrate per aree di attività;
  • Controllare costi e spese correlati alle entrate.

Per l’impostazione sarebbe auspicabile la consulenza di un commercialista che al vostro fianco potrebbe aiutarvi ad impostare un piano dei conti adatto alle vostre esigenze.

L’importante è evitare di creare innumerevoli conti e di entrare troppo nel dettaglio dove non serve: è inutile, ad esempio, creare conti come “ spese per corrispondenza” “spese pulizia locali” “spese per controllo estintori”: sono esempi di conti creati per spese irrilevanti che incidono minimante sulla gestione; sarebbe consigliabile raggruppare queste voci per evitare di creare un bilancio con innumerevoli conti che potrebbero distrarre l’attenzione da quelli importanti. Oltre che per le motivazioni di cui sopra essere abbastanza sintetici in termini di numero di conti permette anche un’apprezzabile accorciamento dei tempi di registrazione e di conseguenza anche una contrazione dei costi amministrativi ed una riduzione di errori di imputazione.

ESIGENZE INTERNE FISCALI – Il piano dei conti deve confrontarsi (e conformarsi) anche con le esigenze fiscali dettate dalla legge ai fini di fornire all’amministrazione finanziaria le informazioni che essa vuole sapere della nostra attività. In particolare ci si riferisce agli studi di settore: questo strumento di controllo della nostra attività ci obbliga a fornire informazioni attraverso uno schema ben preciso.

All’azienda cliente saranno ridotti allo stretto necessario gli adempimenti burocratici, dovrà solo provvedere alla consegna periodica (precisa, ordinata e puntuale) dei documenti contabili necessari alla redazione della contabilità. In taluni casi, ove l’azienda è strutturata con un proprio ufficio contabilità, lo Studio MK Consulting., al fine di non sovraccaricare l’azienda di inutili costi amministrativi, si riserva di indicare all’azienda cliente un software contabile e gestionale di propria fiducia, capace di interfacciarsi con i nostri sistemi informativi. Oltre alla gestione contabile dell’azienda lo Studio fornisce una consulenza amministrativa e fiscale continuativa e provvede alla redazione di tutti gli adempimenti civilistici e fiscali connessi alla gestione contabile e fiscale dell’azienda cliente. In particolare i servizi prestati in merito alla gestione aziendale sono:

A) SERVIZI CONTABILI Il servizio consiste nella tenuta della contabilità di terzi presso la sede della società, nella tenuta e stampa dei registri, nella predisposizione del bilancio e delle dichiarazioni fiscali. Per conto dei nostri clienti si provvede ad adempiere a:

  • Creazione, istituzione e gestione dei registri contabili e fiscali obbligatori;
  • Deposito e mantenimento in sede delle scritture contabili e dei registri obbligatori;
  • Elaborazione e tenuta delle scritture obbligatorie ai fini civilistici e fiscali;
  • Formazione e redazione e deposito del bilancio d’esercizio;
  • Comunicazioni periodiche INTRASTAT, SPESOMETRO, Comunicazione dati IVA, Certificazione Unica, ecc;
  • Elaborazione, redazione e trasmissione agli uffici competenti delle dichiarazioni obbligatorie ai fini fiscali (Dichiarazione modello Unico, dichiarazione 770, ecc.);
  • Ogni altro adempimento richiesto dalle norme civilistiche e fiscali in materia di tenuta della contabilità.

B) CONSULENZA FISCALE La consulenza fiscale consiste principalmente nell’assistenza continuativa e periodica a fronte dei correnti adempimenti obbligatori previsti in materia di società, e di lavoro autonomo. L’aspetto fiscale si connette inoltre a tutti gli eventi non ricorrenti, quali ad esempio: la costituzione di una nuova attività, il cambiamento della forma di società, la cessione dell’azienda.

C) ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI Per l’azienda cliente, in base alla sua specifica attività, si provvede a elaborare e predisporre tutta una serie di pratiche amministrative necessarie alla vita aziendale. Ad esempio:

  • Apertura della Partita IVA con accurata selezione del più idoneo codice attività ATECO;
  • Predisposizione ed inoltro pratica di iscrizione azienda presso la Camera di Commercio;
  • Iscrizioni e variazioni INPS ed altri enti previdenziali;
  • Iscrizione e variazioni INAIL ;
  • Studio, predisposizione ed inoltro presso il Registro delle Imprese tenuto dalla Camera di Commercio delle pratiche di comunicazione Inizio Attività (differenti da caso a caso);
  • Studio, predisposizione, inoltro e gestione pratiche SUAP/SCIA COMMERCIO di inizio attività o di variazione presso gli uffici attività produttive dei Comuni;
  • Visure Camerali immediate;
  • Deposito Marchi e Brevetti;
  • Visure protesti;
  • Pratiche di riabilitazione protesti presso il Tribunale e presso il Registro Informatico Protesti della Camera di Commercio;
  • Procedure di “Messa in Liquidazione” di società;
  • Pratiche di Cancellazione società dalla Registro Imprese della Camera di Commercio;
  • Registrazione atti e contratti;
  • Pratiche varie ed istanze di rateazione presso EQUITALIA;
  • Altre pratiche o adempimenti necessari al corretto svolgimento della propria attività economica.

 

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